Ms.Word

Membuat mail merge

Membuat Mail Merge 2007

Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yang berbeda kita tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, word telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. Kita hanya perlu membuat dokumen sekali yg kemudian akan digunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings, Start Mail Merge, Step by Step Mail Merge.

lalu, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan. 

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilih use the current document

klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

Untuk memilih penerima surat, Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns.

  Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

  Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

 

 Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

 

 Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

 Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

 

Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

 Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.

 

Langkah-langkah membuat VLOOKUP dan HLOOKUP

Fungsi Vlookup sangat berguna jika kita mempunyai tabel referensi yang sering digunakan pada tabel kerja . Jika kita mengubah nilai pada tabel referensi maka kita tidak perlu mengubah nilai pada tabel kerja, karena otomatis akan berubah sendiri mengacu pada tabel referensinya. Hal ini sangat efektif jika mempunyai banyak baris (lebih dari puluhan baris).

1. Untuk membuat VLOOKUP

1.      Membuat tabel referensi

2.      Membuat tabel kerja

Formula yang digunakan :
a. pada sel B3, ketik:
=VLOOKUP(A3,$E$3:$G$6,2,0)

b. pada sel C3, ketik:
=VLOOKUP(A3,$E$3:$G$6,3,0)

Copy formula B3 dan C3 sampai B14 dan C14 (atau sesuai kebutuhan datanya).

Untuk membuat HLOOKUP

HLOOKUP, formula ini berfungsi untuk pembacaan tabel data yang disusun secara horizontal. Bentuk dari formula ini adalah = HLOOKUP(lookup_valur,table_array). 

Di atas terdapat data beberapa stasiun radio, frekuensi, serta pemiliknya. Misal kita ingin mencari data stasiun radio yang berada pada baris kelima itu stasiun radio apa?

maka tulis  formulanya = HLOOKUP(B1,A1:C8,5,0) kemudian Enter dan keluar hasilnya yaitu stasiun radio D.